一、档案复查基本情况
2005年4月至8月，档案馆对2001至2003年党政文书、教学、外事档案案卷质量进行了复查，共复查了案卷818卷，其中有382卷存在问题，占复查案卷的47%,修改数据840余条，新做插卷、补卷50余卷，整个复查工作量之大可想而知。
二、近几年归档过程中存在的问题
在这次档案复查过程中，我们归纳了一下共划分出23类存在问题，主要问题如下：
1、文书处理的不规范。
文书工作是档案工作的源头，如果文书工作没有做好，那么它形成档案后，对档案工作来说也是一个缺陷。在复查档案时，我们就发现有很多单位在行文时就不规范，例如：有一个单位本来写的是“请示”，但是从内容来看完全是写“决定”的口吻，让人看得非常别扭。还有的公文格式不正确，有的标题语句不通顺，有的无行文抬头，有的落款单位和落款公章不一致等等。在一些归档的公文中还发现有病句，语法不妥，词句颠倒、随意简称等。文件材料作为档案都要永久、长期保存，它们形成档案后是对学校历史的记载，那么这样做就是很不严肃。因此我们公文写作时一定要认真、严肃、规范，领导在审阅公文时应严格把关，以免在公文形成档案后造成一种永久的缺撼。
2、无公章、无落款单位、无落款时间。
公章是制发文件机关对文件生效负责的凭证，作为档案保存的文件是要起到凭证作用的，如果没有公章，文件就不会生效，没有法律作用。而落款单位即发文机关的文件作者，使用什么名义发文，决定了文件的内容和作者的职权范围，公文形成的日期则用以表示公文生效的时间，这些对文件的法律效力来说也是非常重要的。
3、文件材料不齐全。
在归档案卷中有很多文件材料不齐全，如有的缺少工作总结或工作计划；有的公文只有原稿而缺少定稿，而有的却只有定稿；有的文件只有主件没有附件；有的文件只有请示，没有批复，或有批复没有请示等等。行政部门的工作，一般都具有一定的规律性，一项工作的进行往往要有一定的计划性，执行情况要上报下达，发生问题要向上级请示汇报得到批复指示，有时还要与有关机关协商研究等等，这种工作中形成的规律，直接决定了文件的形成规律，只有保持文件之间的有机联系，才能更好的反映出行政活动的历史原貌，如果文件材料不齐全，文件材料就失去了他的完整性，就不能使文件有归可循，它的价值也就无法体现。
4、卷内文件排列顺序不对。
在案卷中有很多案卷卷内文件顺序放错。卷内文件顺序遵循的原则：正件在前，附件在后；印件在前，批稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；批复、批示在前，请示、报告在后；其他文件材料按文号或时间顺序排列，也可按文件的重要程度排放。
5、组卷不合理，档案应归年度不清楚。
组卷原则：一般来说工作总结、计划、大事记、会议记录记要可放在一卷；有奖励和处分的文件材料一定要分别立卷，不能放在同一个卷内。有关同一问题的文件材料一定要放在同一个案卷中，不同保管期限的文件，尽量放在不同的案卷中。跨年度的会议文件归入会议开幕的年度，会议闭幕文件插入开幕年度；法规性文件归入公布和批准年度；按学年处理的文件归入学年末立卷；不同年度的文件应按不同的年度立卷。
6、卷内目录不完整。
如有的缺少责任者，文号不规范，文件题名书写不完整等，卷内目录书写一定要完整，这样才便于查询利用。
7、案卷标题拟的不合理。
案卷标题，它为查找利用提供线索，也是编制检索工具的基础，拟写标题是文书立卷人员和档案人员的一项基本功。标题应包括：时间、作者、问题、文种四要素，其要求是：内容概括确切，文字简明通顺，避免笼统、抽象或堆切的案卷标题。字数一般不超过50个字为宜。
8、其它存在问题。
不属于归归档范围的文件归档。各单位应以保存本部门的文件为主，一些只是告知的文件，或不是自己单位主办的文件，就不应有自己单位归档。使用旧稿纸打印归档文件。文件立卷归档是一件严肃的事情，不要用废旧稿纸反面打印。还有些单位会议记录、领导阅批等使用一些不耐久的纯蓝墨水、园珠笔，不利档案的长久保存。
三、如何做好立卷归档工作
1、做好立卷前的准备工作。
兼职档案员应按档案工作的要求，结合学校和本部门的具体情况，发挥熟悉本职业务和文书处理过程的长处，先编制一个需归档的目录，然后将办理完毕的各类文件材料分门别类地及时“对号入座”以便于管理和立卷归档。
2、严格办文制度。
为了确保文件材料符合立卷归档要求，兼职档案员应认真履行文件处理条例，注意文件材料的形成过程，随时集中立卷，以防止文件材料的散失，这样才有利于文件材料的完全齐整。对照文件登记，清理传阅文件是否收回，文件收齐后，要依照办文程序进行整理，同时还要注意在印发各种重要管理规定、通知，盖上公章等。
3、加强对文件材料的收集工作。
我们收集文件材料时核对文件的正文、底稿及附件是否齐全，核对已上报的请示、报告是否有批复和落实处理意见，对办理完毕的文件材料及时收集完备。我们还应明确具体人员职责，只要是与档案相关人员都有收集整理档案的义务。我们在平时工作中如果注意了文件材料的收集，随文件办理完毕随收集。
4、在归档时，要按问题分类。尽量同类问题放在一卷中，一事一卷。
5、兼职档案员一定要行使好自己职责和权力。督促自己单位各部门及时立卷归档，以保证归档及时、齐全、完整。
